苏州分号运营满三个月时,按总号规矩需提交详细账目进行核对对接。可苏文整理好账目册后,却发现与总号传来的原料调拨、工匠薪资等记录存在多处出入——总号记载给分号调拨了五十斤紫草,分号实际收到四十二斤;总号核算的工匠月度薪资比分号实际支出多了三两,这让他急得团团转,生怕被误认为账目不清。
青娘得知后,特意从京城赶到苏州,带来总号的账目管家李先生。两人与苏文、沈行舟围坐一堂,逐一核对账目差异。李先生先拿出总号的调拨记录:“苏掌柜,五月十二日我们通过漕船给分号送了五十斤紫草,有漕运掌柜的签字回执,怎么会少了八斤?”
苏文连忙解释:“那日收到紫草时,我让伙计清点,发现有两包受潮变质,当场就丢弃了,还让漕运伙计签了破损证明,只是没及时上报总号。”他转身拿出那份证明,李先生核对后点头:“原来是这样,这部分损耗该计入总号的原料损耗账,之前漏算了,导致账目不符。”
接着核对薪资差异,青娘很快找出问题:“总号按京城工匠薪资标准核算,却没考虑苏州本地工匠薪资比京城低一成。分号实际支出是对的,是总号的核算标准没调整,以后分号需每月上报本地薪资市价,总号按实际标准记账。”
理清差异根源后,青娘决定制定一套“双向对账细则”,彻底解决对接混乱的问题。细则由李先生主导起草,众人补充完善,核心分为三步:
1. 日常同步记录:分号每日登记原料出入库、订单收款、支出明细(如薪资、租金、运输费),每五日通过驿站寄一次“流水简报”给总号;总号收到后,由账目管家核对调拨物资、拨款记录,若有差异当日回信询问,避免积压问题。
2. 月度集中对接:每月月底,分号提交完整账目册(含订单清单、成本核算、利润报表),派专人送抵总号;总号组织账目管家与分号掌柜(或委托代表)现场核对,重点核查原料调拨损耗、批量订单利润核算、应急支出等易出问题的项目,核对无误后双方签字确认,各留一份存档。
3. 季度复盘调整:每季度末,总号汇总所有分店账目,与分号掌柜、核心伙伴(沈行舟负责物流成本,温景然负责染料原料成本)一起复盘,分析账目差异原因,调整核算标准(如不同地区的原料运输费、薪资市价),确保账目对接贴合实际运营情况。
为了让苏文快速上手,李先生特意留下一本“对账手册”,详细记录各类账目凭证的保存方法、上报流程及常见问题解决方案。沈行舟也提出:“漕运和驿站的人脉我熟,以后分号的流水简报和账目册,我让茶庄的伙计顺带捎送,既快又能保证安全,还能减少分号的运输支出。”
温景然则补充:“染料原料的损耗、价格波动我会每月统计,单独给分号和总号各送一份报表,方便双方核对这部分成本,避免再出现紫草损耗漏报的情况。”
第二个月,苏文按新细则操作,每日认真记录流水,每五日寄一次简报。月底对接时,账目仅出现一处小额差异——分号漏记了沈行舟茶庄代垫的二两运输费,经核对后当即补记,全程顺畅高效。
李先生拿着核对无误的账目册,对青娘说:“有了这套细则,以后分店与总号的账目对接就有章可循了,既保证了账目清晰,也能让总号及时掌握分店运营状况。”
苏文也松了口气:“以前总怕账目对不上,现在按步骤来,每一笔都有记录、有凭证,心里踏实多了。”
青娘看着整齐的账目册,点头道:“账目是生意的根基,清晰的对接不仅能避免误会,更能通过数据看出分店的经营问题。以后所有分店都要按这套细则执行,为咱们后续的扩张做好保障。”
这套账目对接体系,让苏州分号与总号形成了高效的联动机制,也为即将筹备的杭州分店提供了可复制的管理经验,让“青韵染坊”的连锁经营之路走得更加稳健。