在大同府衙廨舍那盏昏暗油灯下熬了两天,吴铭感觉自己快被故纸堆腌入味儿了。头晕眼花,满脑子都是纷乱的数字、模糊的人名和看似永无止境的陈年旧账。
「不行,不能再这么下去了。」他扔下笔,揉着发痛的额角,「原始数据质量太差,靠人工核对效率低下,错误率高。必须改变工作方法。」
项目经理的本能让他无法忍受这种低效和混乱。他需要先摸清情况,再制定计划,最后分配任务——标准的项目管理流程。
第二天一早,他没再直接扎进卷宗里,而是找到了那位看起来最好说话的王通判。
“王大人,早。”吴铭脸上挂着职场标准微笑,“下官初来乍到,对府衙事务及各房吏员尚不熟悉。不知今日可否请王大人引荐一下,让下官与各位同僚见个面,也便于日后协同办事?”
王通判有些意外,通常新来的佐贰官要么急着揽权,要么消极怠工,像这样主动要求熟悉团队的可不多见。他胖乎乎的脸上堆起笑:“好说好说,吴知事勤勉任事,乃府衙之福。请随我来。”
王通判领着吴铭,首先来到了户房。这里是府衙的核心部门之一,掌管钱粮、户籍、田亩等,也是目前最让吴铭头疼的地方。
户房内,几个书吏正伏案抄写,算盘声噼啪作响,空气中弥漫着墨汁和旧账册的味道。见两位老爷进来,书吏们连忙起身行礼,眼神里带着惯有的恭敬和一丝不易察觉的疏离与审视。
“这位是新来的吴知事,日后分管刑名、粮册等务,尔等需尽心辅佐。”王通判介绍道。
“见过吴老爷。”书吏们齐声应道。
吴铭笑着点点头,目光扫过这几张面孔:有老成持重的,有年轻机灵的,也有眼神飘忽、透着油滑的。他没急着问具体业务,反而像是拉家常般问道:“各位在户房辛苦了。不知如今户房共有几位书吏?平日里钱粮、户籍、册档等事务,是如何分派的?可有什么章程流程?”
书吏们面面相觑,似乎没料到这位新老爷会问这个。一个为首的老书吏谨慎答道:“回吴老爷的话,户房现有书吏八人,贴写五人。事务…多是小的们看着办,谁手头闲了便多做些,忙时便一齐上手。章程…自是依着《大明律》和府衙旧例。”
「好嘛,职责不清,权责不明,全凭自觉和习惯。典型的粗放式管理。」吴铭内心oS,面上却不动声色:“原来如此。那近年来粮册、黄册浩繁,若有查询或核对,想必十分不易吧?”
另一个年轻些的书吏忍不住插话,带着点抱怨:“何止不易!光是去年秋粮的入库清册和各卫所支取记录对账,就耗了小的们足足一个月,眼都快看瞎了!”
“哦?对账竟如此艰难?”吴铭适时表现出关切,“可有什么简便之法?”
书吏们纷纷摇头苦笑。
吴铭心中了然。他又依次去了刑房、工房、礼房等地方,情况大同小异。胥吏们大多凭经验办事,流程混乱,缺乏标准,信息记录和传递效率极低。而且普遍存在一种“多一事不如少一事”、“按惯例办总不会错”的消极心态。
摸清了“团队现状”和“痛点”,吴铭回到自己的廨舍,开始闭门造车——制定“大同府衙业务流程优化方案”。
他拿出自己带来的最好纸张,用炭笔(他自己削的)开始画图、列表。
首先,他根据各房职能,初步明确了岗位职责。比如户房,初步划分为“钱粮”、“户籍田亩”、“册档管理”三个小组,指定临时负责人,明确主要工作内容。虽然暂时无法改变人员编制,但先理清分工。
其次,他设计了几种标准化表格。比如《秋粮入库登记表》,要求清晰记录缴纳人、缴纳时间、粮食种类、数量、质量等级、经手人等信息,一式两份,缴粮人和府衙各执一份。《物资支取单》则要求写明支取单位、事由、物品、数量、批准人、领取人。
「虽然还是手工操作,但至少格式统一了,信息要素齐全,便于后续查询和核对。」吴铭看着自己的设计,还算满意。
接着,他构想了一个简单的文档管理系统。要求所有公文、账册必须编号登记,建立索引目录。重要文件需有副本或摘要。规定各部门之间文书传递的流程和签收制度。
最后,也是最“狠”的一招——绩效考核(KpI初步构想)。他打算试行“工作日志”制度,要求各房书吏每日简要记录完成的主要工作、遇到的问题。定期(比如每旬)进行小结,核查工作进度和准确性。将工作成效与未来的评优、甚至微薄的“赏钱”挂钩。
做完这些,他看着那几张画满了框框线线、写满了字的纸,内心oS:「把这套东西搬出来,会不会被这帮明朝土着当成疯子?」
但开弓没有回头箭。
第二天,他请王通判将各房主要书吏召集到二堂旁的一间厢房。
书吏们不知这位新老爷要做什么,交头接耳,窃窃私语。
吴铭没有坐在上首,而是站在一块临时找来的木板前(充当他记忆中的白板),将画好的几张图挂了起来。
“各位同仁,”他开口,用了相对平等的称呼,“今日请诸位来,是想与大家商议一下,如何能将府衙公务处理得更为顺畅、高效些。本官看了几日卷宗,深感诸位平日工作之繁杂辛劳,亦觉其中或有可改进之处。”
他指着第一张“岗位职责分工图”:“譬如,户房事务庞杂,若职责不清,遇事容易推诿扯皮,或忙闲不均。我意,可暂作此粗略分工,明确各位主责,也好让周大人、王大人和本官知晓,遇事该找谁问询。诸位以为如何?”
书吏们看着那从未见过的树状图,有些懵,但仔细一看,好像…确实清晰了不少?
接着,他又展示了那几张表格:“再譬如,粮粮入库、物资支取,以往记录或详或略,格式不一,日后查对,极为不便。若改用此统一制式单据,填写必备信息,一式两份,双方签押,是否更能减少差错,明晰责任?”
这下,连王通判都凑过来仔细看了,眼中露出感兴趣的神色。他是具体办事的人,深知旧方式的弊端。
“还有这文书传递、档案管理……”吴铭一一讲解他的“优化方案”,尽量用最浅显的语言解释其中的好处——省时、省力、减少错误、方便追查。
书吏们从最初的疑惑、观望,逐渐变得认真起来。他们都是老吏,自然能看出这些新奇办法背后蕴含的实用性。尤其是那个年轻的书吏,眼睛发亮。
当然,也有老成持重的提出疑虑:“吴老爷,您这法子好是好,只是…骤然改动,怕兄弟们一时难以习惯,反而误事……”
“是啊,这每日记工…岂不是多添了许多麻烦?”
吴铭早有准备:“习惯可以慢慢养成。初期可不做严格要求,重在试行。至于每日记录,只需寥寥数语,记下要紧事即可,并非增加负担。反之,若因流程不清、记录不明而导致差错,上头追究下来,岂不更是大麻烦?”
他顿了顿,祭出“杀手锏”:“本官已请示过周大人,若此番试行果有成效,府衙公帑虽不丰裕,但年底评优、或有些许‘效率赏钱’,必当优先考虑诸位尽心任事之人。”
一听到“赏钱”,不少书吏的眼睛亮了。胥吏俸禄微薄,主要收入就靠各种“常例”和赏钱。
王通判也在一旁帮腔:“吴知事此法,确是苦心孤诣,为公事计,亦为诸位计。尔等便先依吴知事吩咐试行起来,若有难处,再行商议。”
有了上官发话,又有利诱,书吏们的抵触情绪小了很多。
于是,大同府衙,这个边陲之地的古老衙门,悄然开始了一场小小的“管理变革”。
初期自然是磕磕绊绊。表格不会填,流程记不住,工作日志写成流水账。吴铭不得不花大量时间亲自指导,耐心解释。
但效果,也在一点点显现。
十天后,当王通判需要查询去年某卫所一批军械的领取记录时,户房书吏竟然只花了一炷香的时间,就从新整理的索引目录和编号档案里准确找了出来!而以往,这至少要半天时间,还得靠老吏的记忆。
王通判拿着那记录清晰的档案,看着户房书吏脸上那点小得意,惊讶地张大了嘴巴。
内心oS:「这吴知事…还真有点邪门歪道!」
而吴铭看着渐渐走上正轨的各项工作,尤其是秋粮入库登记变得清晰有条理,心中也稍稍松了口气。
「流程标准化初步达成。接下来,该深入核心业务,啃一啃军粮和流民这两块硬骨头了。」